U wilt Outlook email inclusief bijlagen in CRM archiveren onder de relatie.
Wanneer uw medewerkers niet met Outlook op hun PC/laptop werken, maar alles via hun mobiel doen, kan de email niet via een plugin in Outlook worden gearchiveerd in CRM. Maar ook dan kan op eenvoudige manier hun email met bijlagen in CRM worden gearchiveerd onder de juiste persoon.
Er is dan een “sync” nodig tussen de email client en de server van de emailprovider (zoals Office365).
Dit is een betaalde applicatie. U bepaalt zelf wie binnen uw organisatie deze functionaliteit nodig heeft.
U kunt ervoor kiezen om alleen bepaalde personen deze sync mogelijkheid te geven en de rest de (gratis) Outlook archivering te laten gebruiken.
De sync software kan op een eigen server worden geïnstalleerd, of u kunt gebruik maken van een kant en klare server van de sync-software leverancier zelf. U kunt hierbij kiezen om de archivering semi-automatisch te doen of geheel automatisch.
Bij semi-automatisch wordt een aparte map, bijvoorbeeld CRM, aangemaakt naast de Inbox en Sent Items, waar men de email inschuift, die men wil archiveren. Dit kan zowel inkomende of uitgaande email zijn. Alleen de email in deze map wordt gearchiveerd. U heeft dan zelf in de hand wat u wilt archiveren en kunt onderscheid maken tussen prive en zakelijke email en ook alleen het laatste email bericht uit een lange RE: reeks archiveren.
U kunt echter ook geheel automatisch alle email archiveren.
De sync software kan ook de gegevens van contactpersonen syncen tussen CRM en Outlook. Wanneer een wijziging wordt aangebracht in CRM of Outlook-Contactpersonen (bijvoorbeeld een ander tel. nr of adres) wordt dit automatisch tussen beide systemen gesynchroniseerd.
De instelmogelijkheden zijn zeer uitgebreid. U kunt email, relaties (accounts) en contactpersonen syncen en bepalen of de sync naar beide richtingen is of alleen vanaf CRM naar Outlook. Wij helpen u uiteraard, zodat de synchronisatie precies datgene doet wat u wilt !